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下面我把邮件拆解开，从标题、开头、正文、诉求和结尾这几方面，分别阐述。
用“呼唤你”和“愉悦你”的标题
首先是标题，好的标题要达到呼唤你，愉悦你的效果。
比如这个标题：
《12月3日的培训课程》
这种框架式标题，无法呼唤到对方。他12月3日要是已经有别的工作安排了，根本不会看邮件。
不如改为：
《12月3日——学习成为有效沟通者》
这个标题更好，对方哪怕很忙，但凡他对这个话题感兴趣，他也会仔细看邮件，时间都是可以挤出来的嘛。
再看这个例子，如果标题是：
《5月12日会议纪要》
这属于领导可看可不看的邮件，不如改为：
《5月12日会后行动方案，请批示》
这样写的话，你不再是一个只会做记录的秘书，你已经向前迈出一步，做出了行动方案。
看这个例子：
《Re:Re:Re:Re:部门会议的筹备》
这种前面有很多Re:Re:Re:的邮件标题你发过没有？已经讨论过很多轮的邮件，讨论话题有进一步的聚焦。
所以，你可以保留最后一个Re:便于以后查找，然后在前面做个正标题，就是这一轮的话题，中间用分号隔开。
不如改为：
《年度明星员工；Re:部门会议的筹备》
分号前后两个部分位置可以互调。
这就是标题的写法。
开头三句要有温度、有重点
接下来，邮件要写开头了。
将写作目的放在开篇的前三句话中， 因为邮件的那第四句话，已经不算开头了。
根据我在不同企业收集到的邮件样本，我发现，开篇的问题往往不在于没有开门见山，而是千篇一律的机器语言风格。
沟通是需要暖场的，不要让读者每次都觉得他在和一台机器沟通。尤其是那些今生和你只有邮件缘分，没有见面缘分的读者。
请在开头用一句话写出你的个性，写出你的感性智慧。
我记得休完产假回来上班后，收到的第一封邮件，是领导发的，第一句话写的是：
“祝贺你升级为妈妈，照片上的小宝宝快乐而健康。欢迎你回到我们的队伍。”
我心里暖融融的。
后来我每封邮件的开头构思，花的时间最久。我提供一些版本供你参考：
嘿，刚刚的发言很精彩！
（这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头）
夏天的贵州很舒爽吧。
（这句话用在对方刚刚度假回来）
我上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。
（这句话用在参加完对方组织的年会后）
你看，都是短短的一句话。然后第二、三句马上进入主题。
“我给你发邮件，是想核实一下……”
这就是有温度、有重点的邮件开头的写法。
正文用“三个凡是”的格式呈现
开头写完后，正文如何展开呢？
必需，不是你想写的，是读者需要知道的，而且是所有他需要知道的。
这是一个很高的要求，如果你真的做到了，读者自然会产生“双向沟通”的感觉——你真懂我，我要的，你都给了。
当你给领导提供某个商务餐会的信息时，如果你只说明时间、地点，那就不合格。他的所有必需信息，可能是：
他在上一个活动结束后，能否赶得上这个餐会；
如果要赶，什么方式过去最快；
餐会有没有重要嘉宾，是否值得他赶过去。
你看，这就是考察你对他人需求的敏感度和洞察力。
格式上如何做呢？请遵守“三个凡是”：
第一个凡是：凡是能分段就分。
你的思考以段落为单位。没有逻辑是分不出段的。同时，也不要一句话一段，这也是没有逻辑。
第二个凡是：凡是能做小标题的，就做。
小标题是路标，降低了读者的阅读难度，同时防止他的阅读思维不要脱轨。
做小标题时，记得结构平行。我来给你举一组不合格的小标题：
现行的合同条款
协商新条款
谁签署合同
这三个小标题结构不平行，第一个是名词短语，第二个是动宾短语，第三个是句子。
怎样改呢？改成结构平行的短语。同时，我给你两个小窍门：
第一个窍门是， 小标题最好做成动宾短语，动宾结构是人类语言中最有影响力、最有号召力的结构。
历史上留下印记的语言，都是动宾。比如同盟会的“驱除鞑虏，恢复中华，创立民国，平均地权”，迪士尼的“制造奇迹”等。
所以刚刚那三个小标题可以改为：
回顾现行条款
协商新条款
确定签署人
第二个小窍门是， 如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。
比如：
“调整结构”，写成“调结构”；
“夯实基础”，写成“夯基础”；
“振兴集镇”，写成“兴集镇”。
第三个凡是，凡是能列清单图表的，就列。
清单图表不仅对方容易阅读，还能帮作者隐藏掉啰嗦的词。所谓“一图胜千文”，就是这个意思。
三个凡是不仅为文字创造出“留白”，读者的眼睛需要休息，给他喘口气；而且，把你结构化的思维，视觉化给读者看到，读者表示很满意。
擅于使用三个凡是的作者，不需要借助下划线或粗黑体，就能将所要强调的内容得以强调，这就是优雅的写作。
如果你一定要使用下划线或粗黑体，也不要同时一起使用，否则显得过于绝望，像是冲读者大喊。
当读者能轻轻松松找到他想读到的内容时，他更容易按照你写的去做。
这就是邮件正文的写法：内容上，提供“所有必需信息”；格式上，做到“三个凡是”。
立场要清晰，语气要尊重
接下来，是诉求部分。高质量的诉求，立场是清晰的，而语气是尊重的。
对比一下：
第一种写法：
请各位按时递交表格，否则刘总会责备。
第二种写法：
我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是王力和李谭谭二位。如果您实在忙不过来，请提前告知我。我会在3:00-3:30时段电话您，给予协助。
第一种写法，不仅立场没写清楚，连具体几点钟要都没标明，语气还强硬——“我告诉你，你小子别害我。”
而第二种写法，时间点写得清清楚楚，还将其中的两个重要人物一一点名。同时，在措词上，采取了读者乐于接受的语气。
观察出他是怎样写出尊重的语气来的吗？用了两个技巧：
第一个技巧是，把句子拉长。
句子越短，越有力。如果是下行文，让下面的人无条件执行，那么可以用短句，比如“望参照执行”。
如果是给同级的人写邮件，希望对方心甘情愿地配合你，请拉长句子，一句话甚至可以写成两句话。
过去有学员这么写：“我明天之前需要你的回复”，我告诉他，语气不对，他立刻在后面加了个“OK?”这也不行啊，OK太短。
你可能是在一个愉悦的早晨，给对方写了一个商量式的“OK?”但你不知道对方过了一天什么日子，他可能正满怀心事地看邮件。你的“OK”，在他看来，可能是个暴风骤雨式命令的“OK”。
请记住，诉求这个部分很敏感，我们前面提到的KISS原则，不适用这个部分。句子太短，本身就是一种简单粗暴。
第二个技巧是，用问句把需求写出去。
会用这种方式沟通的人，越显得权力在握，越能影响到对方。比如，
不写：“我周四下午需要和你约个电话会议”，
而写：“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？”
温和而坚定地表达诉求，是自尊度高的人群的特定习惯。他们会把它看成一种理所当然的职场礼仪，并对粗暴的表达方式产生发自内心的排斥。
积极开放的结尾，引发真正的行动
该写结尾了。很多人邮件的结尾写：
如果您有任何问题，请随时和我联系。
其实有更好的写法。如果对方对你很重要，不是他来找你，而是你找他。你应该在结尾处用心，让你积极主动的样子，被他看见。
比如：
我会每周和您更新这个项目的进程。
周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。
另外，开放式结尾人人都喜欢。
比如：
我期待能和您在电话里进一步讨论。
欢迎您的建议。
盼探讨。
邮件没有“把他嘴堵上”这个功能，所以，积极而开放的结尾是好结尾，它能让读者再一次产生双向沟通的幻觉，降低了你和他的信任成本。 |
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发表于 2023-3-25 17:51:02